Organiser une retrospective pour votre équipe est une corvée ? A chaque fin de sprint vous choisissez un format au hasard sans grande conviction ? Vous avez du mal à faire émerger des actions d'amélioration pour l'itération suivante ?
A travers cette série de deux articles, je présenterai d'abord comment structurer une rétrospective pour qu'elle pointe les dysfontionnement organisationnel, et identifie des moyens spécifiques pour les corriger. Puis je vous donnerai les astuces que j'utilise pour rendre ces cérémonies plus interactives et impliquer mes équipes.
- Les fondations d'une retrospective réussie
- Faire varier ses formats de retro
La retrospective (ou "rétro" dans le jargon agiliste) est surement la cérémonie la plus importante de la méthode Scrum. Elle est le point de départ de l'amélioration continue, pour que chaque sprint soit meilleur que le précédent.
Cette réunion est souvent menée par le scrum master de l’équipe, mais rien ne lui oblige. Si votre équipe est suffisamment mature peut-être peut-elle organiser autour d’un facilitateur tournant ? Et si vous ne faites pas de Scrum “by the book”, vous n’avez peut être pas de scrum-master ? Vous pouvez quand même faire des retro, et d’ailleurs je vous l’encourage fortement !
Quoi qu’il en soit, réfléchissez ensemble au meilleur moyen de vous organiser et de trouver une organisation qui vous convienne.
Comment se déroule une retrospective ?
L'objectif de la rétro est de générer des actions (cf SMART) sur lesquelles l'équipe s'engagera, afin avoir un impact positif sur son organisation, ses process, son travail au quotidien... Sa durée est fonction de la durée du sprint. Pour une itération de 2 ou 3 semaines, cette cérémonie pourra durer entre 1h30 et 2h.
1. Préparer le terrain (10mn)
Dans cette première partie, le facilitateur cherche à libérer la parole des participants, connaître leur état d'esprit et leur fournir le maximum de données concrètes pour qu'ils puissent échanger plus tard en partageant un socle commun et concret.
En fonction des participants, de la maturité de l'équipe, de la thématique, il s'appuiera sur des ice-breakers, sur la présentation des chiffres clefs d'atteinte de sprint, l'explication des objectifs de la rétrospective...
2. Collecter des données (20mn)
Durant cette activité, les participants auront la possibilité d'exprimer leurs ressentis sur le sprint, ce qu'ils jugent perfectible... Le rôle du scrum master est de s'assurer que chaque membre puisse prendre la parole et qu'il ou elle soit écouté. Ce n'est pas encore le moment d'échanger et de débattre.
3. Générer des idées (30mn)
Les débats sont ouverts à cette étape. Au travers une suite d'échanges constructifs, les membres de l'équipe chercheront à identifier les causes de leurs difficultés et de discuter des options permettant de résoudre les problèmes.
Cette partie est la plus longue de la cérémonie et le scrum-master aura pour rôle de mener les participants à découvrir les causes profondes de leurs obstacles et ne pas s'arrêter à la surface. La méthode des “5 Pourquoi” peut être employée pour trouver la vraie racine du problème.
4. Décider des actions (25mn)
Grâce à des processus de prise de décision collective, l'équipe doit à présent définir les actions spécifiques qu'elle s'engagera durant la prochaine itération. On essaiera de sélectionner un nombre réaliste d'actions pour qu'elles soient effectivement réalisées et que l'équipe ne se disperse pas.
5. Clore la cérémonie (5mn)
Pour fermer la rétrospective, les participants pourront donner leur ressentis sur la réunion : le facilitateur récoltera du feedback et pourra lui aussi être dans un processus d'amélioration continu.
Quelques points d'attention particuliers
Pour que la rétro soit saine, on part du principe que chacun•e a toujours fait de son mieux pour remplir les objectifs du sprint. Une retrospective n'est pas un tribunal. On ne va pas chercher à accuser un membre de l'équipe et on adoptera une approche systémique pour remonter à la source des tensions.
La rétrospective est un safe-space qui appartient aux membres de l'équipe, et à eux seuls. On peut présenter publiquement les actions qui ont été décidées par l'équipe, c'est d'ailleurs un bon moyen de s'engager sur leur réalisation. Mais les raisons profondes et le cheminement qui a mené à les choisir n'appartient qu'à ses membres. Pas question donc de faire systématiquement un compte rendu public des rétrospectives.
Enfin, pour qu'une retrospective soit efficace, la parole doit être vraiment libérée. Attention donc aux participants que l'on invite. Est-ce qu'il existe des relations hiérarchiques entre les participants qui pourraient biaiser les échanges et les prises de position ? Est-ce qu'un des participant a la casquette du sponsor et le pouvoir décider si le projet se poursuit ou s'arrête ?
Mon équipe n’aime pas les rétrospectives. Que faire ?
Beaucoup de littérature a été écrite sur le sujet et je ne voudrais pas les paraphraser. Mais demandez vous bien quels sont les objectifs de votre rétro et comment elle est organisée pour y répondre.
Pour impliquer l'équipe, la retrospective devra donc être préparée et les activités adaptées au objectifs que l'on souhaite lui donner. Le site Retromat agrège la plupart des activités classiques, en français ou en anglais, si vous manquez d'inspiration.
Attention, tout le monde n’est pas nécessairement à l’aise avec les retro fantaisistes. J’ai pu rencontrer certaines personnes qui préféraient quand le format était récurrent d’une itération à une autre. Ca sera à vous d’adapter.