Comment accueillir convenablement votre nouveau collègue

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Photo par Aaron Burden sur Unsplash

Vous avez réussi à engager la personne parfaite pour rejoindre votre équipe. Elle a passé tous les tests, son état d'esprit est en accord avec celui de l'entreprise, et vous avez attendu suffisament de temps pour qu'elle quitte son travail voiore même qu'elle prenne quelques jours de vacances... Dans quelques jours elle arrive enfin !

Comme dans toutes relations, la première impression est cruxiale. Si vous voulez qu'il devienne un collègue pleinement engagée dans l'entreprise, vous devez anticiper son arrivée et lui faire sentir qu'il est le bienvenu.

Note: Cet article est écrit au masulin. Après avoir essayé de reformuler plusieurs fois le contenu, je n'ai pas réussi à l'écrire dans un genre neutre, sans en perdre le sens. Aux personnes non masculines, je vous prie de bien vouloir m'en excuser.

Assurez vous qu'il arrive dans un environnement agréable

Préparez ses outils de travail

Un ordinateur de qualité (pas celui qui traîne au fond d'un placard depuis des années), avec si besoin un écran secondaires et d'autres périphériques externes, un bureau, une chaise... Chaque chose doit être prêt le jour d'arrivée de votre collègue. Ca peut sembler une évidence, mais j'ai vu des arrivées où les personnes devaient attendre plusieurs jours pour recevoir leur ordinateur, ou n'avaient pas de bureau personnel et devaient le partager avec d'autres...

Vous devez aussi créer les comptes dont votre nouveau collègue va avoir besoin : email, calendrier, et les autres outils en ligne qu'il va utiliser dès son premier jour.

Si votre entreprise a des goodies, vous pouvez confectionner une boite avec des stickers, bonbons, mug, t-shirt... et la placer sur son bureau en guise de cadeau d'arrivée. Il se sentira plus intégré et comme faisant immédiatement partie de l'équipe.

Pourquoi ne pas ajouter une petite plante en guise de cadeau de bienvenue ? Elle décorera rapidement le bureau vide, et le rendra un peu plus chaleureux.

Anticipez les réunions des premières semaines

Parce que vous avez déjà créé son email, votre collègue fait déjà partie de votre SI. Vous pouvez l'inviter à quelques réunions, de telle sorte qu'il puisse découvrir à quoi ses premiers jours vont ressembler.

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Photo par Tran Mau Tri Tam sur Unsplash

Créez des moments pour découvrir le métier

Expliquez votre domaine d'activité et votre produit

Durant les phases de recrutement, le candidat s'est certainement intéressé à votre entreprise. Il a lu votre site internet et des articles parlant de vous, a posé des questions durant les entretiens. Il connait donc les bases de votre activité, mais maintenant qu'il fait entièrement partie de l'entreprise, il va avoir besoin de comprendre dans les détails comment elle fonctionne.

Pendant ses premier jours, vous devez passer du temps avec lui pour vous assurer que sa mission est bien comprise, lui présenter les produits que vous vendez et expliquer des règles du métiers spécifiques qui ne seraient pas évidentes d'un point de vue extérieur.

Vous pouvez aussi lui fournir un lexique avec les termes spécifiques à votre activité. Il pourra s'y référer quand il rencontrera des concepts avec lesquels qu'il n'est pas familier.

Présentez l'organisation de l'entreprise

Tôt ou tard, votre nouveau collègue va devoir comprendre comment l'entreprise est structurée, soit parce qu'il entend parler d'un autre service lors d'une conversation, ou parce qu'il a besoin de demander de l'aide de la part de quelqu'un d'un autre département.

C'est pourquoi il est imp ortant que vous présentiez la façon dont votre entreprise est organisée, et expliquer la mission de chacun des départements qui la compose. Ses présentations ne sont pas nécessairement à réaliser dès le premier jour. Il est tout à fait possible de les répartir régulièrement durant le premier mois.

Il est encore plus pertinent si chaque département sera présénté par un membre de celui-ci, et pas nécessairement un manager ou un personne de la haute hiérarchie. Ainsi, il seront au courant que votre équipe a un nouveau membre et l'information pourra se propager plus rapidement au sein de l'entreprise.

Anticipez quelques taches qu'il pourra réaliser dès son arrivée

Il est très gratifiant de se sentir utile dans sa nouvelle entreprise, même si c'est juste grâce à de petites tâches. Si vous avez suivi les recommandations des paragraphes précédents, le calendrier de votre collègue a certainement de nombreuses réunions de prévues. Mais il est aussi important de garder du temps afin qu'il puisse réaliser quelques tâches productives.

En tant que développeur, j'aime coder et c'est généralement pour ces tâches principales que je suis embauché. C'est pourquoi je trouve ça très agréable de pouvoir coder dès mon premier jour. Le pair-programming est une bonne pratique à intégrer dans le processus d'intégration puisqu'il permet de combiner le travail par équipe avec un co-équipier et la réalisation de tâches concrêtes.

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Photo par NESA by Makers sur Unsplash

Organisez un accueil chaleureux

Soyez sur que quelqu'un l'attendra dès son arrivée

Durant son premier jour, votre collègue aura surement envie de faire bonne impression et arrivera pile à l'heure, voire légèrement en avance. Ce n'est pas le bon jour pour vous pour arriver en retard et le faire attendre. Si pour une quelconque raison vous ne pouvez être présent pour l'accueillir, assurez vous que quelqu'un pourra être présent pour le faire et communiquer à votre nouveau collègue le nom de la personne qui l'accueillera.

La semaine avant son arrivée, vous pouvez aussi partager son nom et sa photo dans les bureaux. Dès son arrivée, il sera reconnu comme faisant partie de votre équipe et ne sera pas confondu avec un livreur, un plombier...

Prendre du temps avec l'équipe

L'arrivée d'un nouveau membre peut être une bonne occasion pour organiser un moment convivial avec l'équipe, comme apporter des viennoiserie pour le petit-déjeuner, organiser un déjeuner d'accueil.

Des activités de team-building plus complexes peuvent être aussi mises en place, mais il est bienvenu de prévenir plusieurs semaines avant l'arrivée de votre collègue afin qu'il puisse adapter son agenda en fonction de ses obligations personelles.

Une autre idée pourrait être de proposer de se rencontrer, pour partager un déjeuner ou un verre, la semaine avant la prise de poste. De cette façon, il arrivera le premier jour dans une équipe dont il connaitra déjà les noms et les visages.

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Photo par Giovanna Gomes sur Unsplash

Demandez du feedback

Quand vous préparez l'intégration de votre collègue, vous êtes généralement bien établi dans votre entreprise et certaines choses qui vous paraissent évidentes ne le sont pas nécessairement quand on vient de l'extérieur. C'est pourquoi vous devez créer un moyen de profiter de l'oeil neuf de votre collègue.

Si vous demanez une simple notation numérique sur le processus d'intégration, vous obtiendrez un résultat surement très peu exploitable. C'est pourquoi je recommande plutôt de se tourner vers un formulaire avec des questions ouvertes pour laisser la personne s'exprimer par elle même. Si votre entreprise a documenté le processus d'intégration, vous devez lui donner un accès en écriture de telle sorte qu'elle puisse corriger les anomalies au fur et à mesuer qu'il les rencontre. C'est un bon moyen pour montrer que vous lui faites confiance et le laissez participer à l'amélioration continue de l'entreprise.

Cet article est basé sur des pratique que j'ai vécues, ou qui m'on manqué dans mes propres expériences. Elles doivent bien sur être adaptées en fonction du type d'entreprise dans laquelle vous évoluez : si vous être un gros groupe du CAC40, avec des bureaux à travers le monde, votre processus d'intégration sera bien différent de celui d'une start-up de 3 personnes. En revanche, rappellez vous qu'il est toujours plaisant de se sentir attendu lorsque l'on rejoint une nouvelle équipe.

Si vous avez d'autres pratiques dans votre entreprise, n'hésitez pas à les partager pour que je puisse les rajouter à cet article !

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